Kvitto

Att spara och hålla reda på alla kvitton när du gör utlägg för företaget kan vara en riktig plåga. Det är lätt att glömma, eller helt enkelt tappa bort kvittot innan du får möjlighet att lägga in det i bokföringen. Därför är det bra om du tittar på alternativa lösningar för företagets kvittohantering.

Idag finns det digitala lösningar för kvittohantering i mobilen. Med digital kvittohantering behöver du inte längre hålla koll på och spara alla papperskvitton. Istället samlar du och laddar upp allting digitalt med din mobiltelefon.

Hur fungerar kvittohantering i mobilen?

Det finns en del olika tjänster för digital kvittohantering i mobilen. Den vanligaste är dock att du helt enkelt tar ett kort på kvittot och laddar upp det till en app. Appen skannar, kategoriserar och sparar kvittot så att du enkelt kan hitta det.

På så sätt slipper du spara alla papperskvitton, samtidigt som appen automatiskt sorterar och kategoriserar dem. Många appar kan till och med se till att lägga in kvittot i bokföringen automatiskt, vilket sparar både tid och pengar för företaget.

Vilken teknik ligger bakom?

Den vanligaste tekniken som kvittohanteringsappar använder sig av är tekniken för optisk teckenigenkänning (OCR). Tekniken fungerar genom att identifiera och analysera text från en bild. Därefter omvandlar den texten till digital data som sparas och bearbetas i appen.

På så sätt kan du sedan söka på till exempel företagsnamn, produkt eller pris i appen och få träff på alla kvitton som överensstämmer. Samma teknik används bland annat inom fakturahantering, till exempel när du använder kameran för att registrera och betala fakturor i din mobilbank.

Vilka aktörer/appar finns det?

Det finns en rad olika appar och aktörer du kan använda dig av för digital kvittohantering. Expensify, Receipt Bank och Shoeboxed är några alternativ på appar som hanterar dina kvitton. Alla tre erbjuder automatisk avläsning av dina kvitton och kan integreras med andra bokföringsprogram.

Visma är en av de största aktörerna inom Norden och erbjuder alla möjliga sorters affärsprogram och lösningar för företag. De erbjuder också enkel och smidig kvittohantering digitalt med sin mobilapp.

Vad kostar det?

Vilken leverantör du väljer och vilka av deras tjänster du använder är det som avgör hur mycket det kommer kosta. Hur många kvitton ditt företag hanterar kan också spela in i hur mycket det kostar.

Ofta erbjuder leverantörerna av digital kvittohantering en gratis testperiod, där du kan testa deras tjänster innan du betalar något. På så sätt kan du pröva flera olika leverantörer så att du hittar den lösning som passar ditt företag bäst.

Fördelar med kvittohantering i mobilen

En stor fördel med kvittohantering i mobilen är att du slipper spara och hålla koll på massa fysiska papperskvitton. Istället tar du enkelt en bild på dem som laddas upp till och kategoriseras i appen. Du behöver inte oroa dig för att du eller en kollega tappar bort kvittot någonstans, eftersom allting finns registrerat i appen.

När kvittot väl är i appen kär det väldigt enkelt att hitta ett specifikt kvitto. Om du till exempel vill hitta ett kvitto från en viss butik söker du helt enkelt på butikens namn och får snabbt fram alla kvitton från den butiken.

Nackdelar med kvittohantering i mobilen

Det finns egentligen inga större nackdelar med kvittohantering i mobilen. Om du inte har telefonen med dig eller den har slut på batteri går det dock inte att använda. De få gångerna det händer får du helt enkelt spara kvittot och ladda upp det senare.

Slutsats

Kvittohantering i mobilen är en väldigt enkel och smidig metod för dig att samla och kategorisera dina kvitton på. Du har alla kvitton sparade på ett ställe i mobilen och slipper därför att hantera alla papperskvitton.

Företaget får en bra överblick över dina och kollegornas utlägg. Samtidigt sparar digital kvittohantering mycket tid, eftersom appen kategoriserar alla kvitton automatiskt.