Utlägg i mobilen

Att hålla reda på och sköta dina och kollegornas utlägg i tjänsten tar både tid och kostar pengar. Om du till exempel är iväg på en konferensresa måste du ofta betala hotellrum, mat och andra aktiviteter själv. Eftersom det egentligen är företaget som ska betala får du spara kvittot för att sedan bokföra det och ersätta ditt utlägg.

Idag finns det digitala tjänster och appar som gör det enklare för företag att hantera utlägg, direkt mobilen.

Varför ska man göra utlägg i mobilen?

För det första är det väldigt enkelt och smidigt att hantera företagets utlägg i mobilen. Det enda som krävs är att personen som gör utlägget har med sig sin mobil och kan fota kvittot. Svårare än så är det inte och utlägget registreras direkt i appen.

På så sätt behöver du inte oroa dig för att hålla koll på och spara alla kvitton. Det räcker med att ta en bild av kvittot och ladda upp det, så sköter appen resten. Den skannar kvittot, kategoriserar det och registrerar utlägget till den person som gjort det.

Det sparar tid för företaget, samtidigt som det minskar risken för borttappade kvitton. Företaget får också en bra överblick över alla utlägg och vem som betalat för vad.

Alltid tillgängligt

Så länge du har din telefon på dig så kan du registrera dina utlägg. Även om du inte har någon internetuppkoppling för stunden så kan du ta bilden och lägga in i appen. Så fort du får internetuppkoppling igen så laddas utlägget upp och kategoriseras i systemet.

Stora aktörer online

Det finns idag många aktörer som erbjuder tjänster och appar för att hantera företagets utlägg i mobilen. Några av de populäraste är Fortnox, Receipt Bank och Expensify.

Fortnox är ett svenskt företag som främst inriktar sig på små och medelstora företag. Receipt Bank är brittiskt och Expensify är amerikanskt. Vilken leverantör som är bäst beror på dig och ditt företags behov. Därför är det viktigt att du kollar igenom vad de olika leverantörerna erbjuder för tjänster och vad det kostar.

Viktigt att tänka på

Att slippa hantera fysiska kvitton underlättar väldigt mycket för företaget. Dock kan det som med alla nya teknologier ta ett tag innan alla har vant sig vid det och börjar använda det på rätt sätt. Därför är det viktigt att du implementerar programmet i lagom takt och ser till att alla får en ordentlig genomgång i hur det fungerar.

Kolla även upp möjligheten att automatiskt bokföra utläggen i mobilen. De flesta leverantörer erbjuder den möjligheten, vilket sparar in ännu mer tid och pengar för företaget.

Fördelar med att använda mobilen för utlägg

En av de största fördelarna med att hantera företagets utlägg i mobilen är att det är enkelt och smidigt. Du slipper hålla koll på alla kvitton och sparar både tid och pengar genom att slippa kvittohanteringen.

Det blir också väldigt lätt att söka på och hitta specifika kvitton vid behov. Istället för att leta igenom en hög av kvitton kan du enkelt söka i mobilappen. Du kan till exempel söka på en specifik kollega, företagsnamn, pris eller något annat och direkt få upp alla kvitton med träff.

Nackdelar med att använda mobilen för utlägg

Det finns egentligen inga större nackdelar med att sköta företagets utlägg i mobilen. För att det ska fungera måste alla som gör utlägg ha en mobiltelefon med kamera, vilket de allra flesta idag har.

Slutsats

Att sköta företagets utlägg i mobilen är väldigt enkelt, snabbt och smidigt. Företaget sparar både tid och pengar på att slippa den manuella hanteringen av kvitton och utlägg. Du får en bra överblick över alla kvitton och utlägg i appen och kan enkelt söka efter specifika utlägg.