Automatisk bokföring med AI

Bokföring med papper är redan idag ett minne från svunna tider. Fler och fler väljer att använda sig av molnbaserade tjänster för att underlätta sitt arbete. Många av de här tjänsterna har dessutom integrerat AI för att arbetet ska gå ännu smidigare.

Hur fungerar bokföring med AI?

För att förstå hur bokföring med AI fungerar behöver vi först få en bild av vad AI är. Termen är en förkortning av Artificial Intelligence vilket betyder att maskiner kan lösa problem som bara människor tidigare klarat av.

AI har funnits med i flera år redan, det är till exempel med hjälp av det som din streamingtjänst vet vilka filmer och serier du tittar på. Det är även det som sållar bland dina mejl så de hamnar i skräpposten och varför specifika annonser dyker upp från ingenstans i dina sociala flöden.

Till skillnad från RPA, robotstyrd processautomation, baseras AI inte på regler utan på samlade data från erfarenhet och historik. Den här datan och algoritmer uppdateras och förändras hela tiden. Det här är en av nycklarna till att det faktiskt går att automatisera bokföringen med AI.

Vad är det syftet med detta?

Tack vare att AI lär sig repetitiva system är möjligt att låta stora delar av din bokföring automatiseras. Genom att använda program där du skannar eller fotar fakturor och följesedlar frekvent kan AI läsa av dem och åtgärda dem korrekt. Ju mer du skannar eller fotar, desto snabbare och mer detaljerat lär sig programmet med AI hur dokumenten ska hanteras.

Efter hand som systemet tolkar informationen du ger den, kan det skapa samband och skicka vidare fakturor för attestering exempelvis. Programvarorna är under konstant utveckling och därmed blir de även mer intelligenta. Det kan med andra ord fungera som ett smidigt verktyg för att underlätta i ditt arbete.

Sparar mycket administration

Bokföringen behöver alltså inte innebära timmar av administrativa uppgifter. Vad det betyder i sin tur är att omkostnaderna minskar precis som tidsåtgången. Där är även flera andra typer av administrativa uppgifter som går att automatisera. Personalprofilering är en av dem exempelvis.

Automation ger mer kontroll

Fastän arbetet är mer automatiskt än innan, ger det dig en större kontroll. Eftersom systemet sköter stora delar av dokumentationen minskar risken för räknefel och andra mänskliga misstag. Du får därmed mer korrekta siffror i din redovisning och en ökad kostnadskontroll.

När siffrorna är pålitliga och korrekta, kan du även skapa prognoser och analyser med större exakthet. Det ger dig ett bättre underlag för beslutsfattning och proaktivt agerande, snarare än att reagera i efterhand.

Kombinera bokföring med personalprofiler

När du dessutom kan kombinera bokföringsuppgifter med uppgifter från varje enskild person i företaget når du en helt annan nivå av redovisning. Med AI som hjälp är det nämligen möjligt att veta exakt vilken personal som svarar för vilka utgifter.

Ett bra exempel är resekostnader och utlägg för resor i tjänsten. Medarbetare som reser i arbetet har ofta många utlägg och ibland gör det redovisningen mer komplicerad. När du kan kombinera en bra profilhantering och AI, kan systemet lära sig tolka utlägg och kategorisera dem korrekt. Det gör att du eller din medarbetare sparar tid eftersom ni inte behöver sortera kvitton eller kategorisera utlägg.

Det här är bara ett av de tillfällen när bokföring med AI är ett verktyg som är otroligt användbart. Tack vare att systemet lär sig mer och mer när det samlar mer och mer data blir det både smartare och snabbare ju mer du använder det. När du använder automatiserad bokföring med AI kan du få ett mer korrekt underlag till redovisningen. Däremot innebär det inte att AI kan ta över och sköta yrket på egen hand. Din kompetens och erfarenhet är fortfarande nyckeln.