Kort

I takt med att tekniken går framåt och världen blir alltmer digitaliserad har det även blivit enklare att bokföra dina utgifter och kostnader. Fakturor har under en längre tid automatiskt bokförts digitalt, men kortköp och andra utlägg har fått bokföras manuellt.

Idag finns det dock tjänster som erbjuder automatisk bokföring med kort, så att du slipper sitta och manuellt bokföra varje transaktion.

Hur fungerar automatisk bokföring med kort?

För att automatisk bokföring vid kortköp ska fungera måste kortets betalningssystem vara kopplat till ditt bokföringssystem. När du gör en transaktion med kortet skickar betalsystemet informationen direkt till ert bokföringssystem. Där kategoriserar och bokför systemet automatiskt köpet.

Dock är det viktigt att tänka på att ändå gå igenom och kontrollera de bokförda transaktionerna ibland. Risken är annars att felaktiga betalningar kommer in i systemet, eller att någon missbrukar kortet för privat bruk.

Eftersom allting bokförs automatiskt får du dock enkelt en bra överblick över alla transaktioner. Är det något som ser konstigt ut kan du enkelt gå in och kolla på den enskilda transaktionen och se så att allting ser rätt ut. Det går alltid att ändra i efterhand om någonting har blivit fel.

Utlägget bokförs direkt

När du automatiskt bokför dina kortköp sparar du tid, pengar och arbetskraft. Istället för att någon ska sitta och manuellt gå igenom kvitton och lägga in alla transaktioner görs det automatiskt. Det gör att du enkelt kan ha koll på dina och dina medarbetares utlägg och betalningar inom tjänsten. Du går enkelt in och kollar bokföringen och ser efter så att allting ser korrekt ut.

Med ett kort kopplat till bokföringssystemet kan därför du och dina medarbetare göra betalningar för företaget utan att behöva göra personliga utlägg. Ni använder helt enkelt företagskortet när ni till exempel handlar något eller betalar en resa eller ett hotellrum. Systemet registrerar och bokför betalningen direkt.

Vika ger ut dessa kort?

De flesta kortutgivare har idag företagskort som går att koppla direkt till företagets bokföring. Hos de flesta stora banker kan du hämta ut sådana kort, vanligtvis från MasterCard eller VISA. American Express erbjuder också kort som du kan koppla till bokföringen, men American Express är vanligare utomlands.

Fortnox är ett exempel på en leverantör som planerar att lansera ett nytt företagskort med automatisk bokföring. De utlovar en snabb och smidig betalningsupplevelse och full kontroll på alla korttransaktioner.

Kolla upp vilken leverantör som erbjuder den bästa lösningen för automatisk bokföring vid kortbetalningar. Även om de flesta erbjuder tjänsten så varierar det ibland mycket på pris och vilka funktioner som ingår.

Fördelar

Det finns många fördelar med automatisk bokföring vid kortbetalningar. Företaget sparar tid och arbetskraft eftersom systemet för in betalningarna automatiskt. Bokföringen sker direkt och du får full överblick över alla transaktioner.

Systemet bokför alla transaktioner direkt, vilket ger dig möjlighet att snabbt se vilka utgifter ni har. Det är annars svårt för dig att få en överblick över utgifterna innan sammanställningen kommer i slutet av månaden.

En annan fördel är att ni slipper privata utlägg i tjänsten. Så länge det finns pengar eller kredit på företagskortet använder ni det vid köp och betalningar i tjänsten. På så vis slipper du och dina medarbetare att lägga ut pengar som ekonomiavdelningen sedan måste föra över eller lägga till på lönen.

Det automatiska systemet minimerar även risken att någon missar en transaktion. Eftersom allting går automatiskt kommer alla transaktioner in i systemet. Det enda ni gör är att se så att allting stämmer.

Nackdelar

Det finns inte några större nackdelar med automatisk bokföring. Det är viktigt att du tänker på att den automatiska bokföringen inte helt ersätter mänsklig handpåläggning. Ni behöver inte registrera, fylla i och ladda upp alla transaktioner själva. Dock är det fortfarande viktigt att ni håller koll på transaktionerna och utför viss kategorisering så att det blir rätt.

Överlag väger fördelarna betydligt tyngre än nackdelarna. Ett företagskort med automatisk bokföring underlättar för dig och sparar företaget både tid och pengar.